Conoscenza

Come gestire le tue priorità con Excel

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Autore: Judy Howell
Data Della Creazione: 6 Luglio 2021
Data Di Aggiornamento: 1 Luglio 2024
Anonim
Come gestire le tue priorità con Excel - Conoscenza
Come gestire le tue priorità con Excel - Conoscenza

Contenuto

è un wiki, il che significa che molti articoli sono scritti da diversi autori. Per creare questo articolo, 20 persone, alcune anonime, hanno partecipato alla sua edizione e al miglioramento nel tempo.

È ovviamente possibile registrare le attività da svolgere in modo prioritario su un pezzo di carta se si sente in grado di fare tutto nello spazio di un pomeriggio.



Tuttavia, quando molte cose da fare cadono su di te allo stesso tempo, molte di esse vengono spesso rimandate al giorno successivo, se non è il mese successivo. Grazie al foglio di calcolo di Excel che proponiamo di creare in questo articolo, le tue priorità saranno gestite automaticamente da Excel in base alle scadenze future e l'ordine delle attività da eseguire verrà riorganizzato in modo da poter posticipare il meno possibile. .


Segui questa guida e in 20 minuti avrai un modo molto efficace per gestire le tue priorità sul tuo computer.


Nota: secondo le versioni internazionali di Excel, il punto la separazione nelle formule può essere sostituita da punto e virgola.

stadi



  1. Crea una scheda "Desktop" o "Home". Apri un nuovo foglio di lavoro di Excel. Fare clic con il tasto destro sulla scheda "Foglio1" nella parte inferiore dello schermo e fare clic su "Rinomina". Registrati invece "House" o "Office".




  2. Rinominare anche "Foglio2" in "Modello" e "Foglio3" in "Punti" seguendo la stessa procedura del primo passaggio.



  3. Crea la tabella di importanza. Nella scheda "Punti", inserisci le colonne A, B e C come segue:



  4. Definire il nome "Importanza". Seleziona le celle da A2 a C7. Con Excel 2007 o versioni successive, fai clic su "Formule", quindi su "Definisci un nome". Con Excel 2004 o successivo, fai clic su "Inserisci"> "Definisci"> "Nome".
    • Quando Excel ti chiede di impostare il nome, inserisci "Importanza" e fai clic su "OK".




  5. Crea la tabella degli sforzi. Ripetere i passaggi 3, 4 e 5 per creare la tabella degli sforzi nelle colonne E, F, G. Selezionare le celle da E2 a G6 e definirle con il nome "Sforzo".



  6. Crea una tabella delle emergenze. Ripetere i passaggi 3, 4 e 5 per creare la tabella di emergenza nelle colonne I, J e K. Definire queste celle con il nome "Emergenza".



  7. Inserisci le intestazioni nella scheda "Home" o "Office", in base alla tua scelta. Assumeremo qui che tu abbia scelto di nominare questa scheda "Casa". Fai clic su di esso e inserisci le seguenti intestazioni nella riga 1:
    • A - Priorità; Inseriremo qui la formula delle priorità, 1 per i compiti più importanti. Ma questo numero può arrivare a più di 100.
    • B - Compito; il nome dell'attività da eseguire
    • C - Importanza; sarà annotato usando le lettere A, B, C, D, E o F della tabella.
    • D - Sforzo, una nota tra 1 e 5, disegna dalla tabella "Sforzo".
    • E - Emergenza; Una formula basata sulla scadenza per il completamento dell'attività
    • F - Scadenza; La data in cui l'attività deve essere completata al più tardi. Le scadenze non devono sempre essere rispettate alla lettera. Pertanto, "Accelerazione" indica la data in cui è possibile iniziare a eseguire questa attività e "Estensione" indica la data fino a quando l'attività non può essere rinviata. Ad esempio, potremmo dare un'accelerazione di 5 giorni e un'estensione di 4 giorni all'attività "Vai dal parrucchiere" - in effetti, non avrebbe senso andare dal parrucchiere con due settimane di anticipo e la gente inizierebbe a notare che devi andare dal parrucchiere se sei in ritardo di più di 4 giorni.

    • G - Accelerazione: numero di giorni prima della data di interruzione da cui potresti già (iniziare a) completare l'attività in questione.
    • H - Estensione; proroga automatica della scadenza
    • I - giorni rimanenti; questa è una formula che calcola il numero di giorni prima della data limite. La formula restituirà un numero negativo di giorni se viene superata la scadenza.
    • J - Data di fine; la data in cui l'attività è stata completata.
    • K - Commenti; tutti i dettagli relativi all'attività da svolgere



  8. Inserisci il tuo elenco di attività. Si noti che le colonne "Priorità", "Emergenza" e "Giorni restanti" sono state lasciate vuote. Li completeremo in seguito usando le formule. Di seguito sono riportati alcuni esempi di faccende domestiche che potresti dover fare.



  9. Tra le formule per "Giorni restanti", "Emergenza" e "Priorità". Queste formule devono essere inserite nella seconda riga di ciascuna delle colonne menzionate nella frase precedente.
    • Nella colonna I (Giorni rimanenti) = F2-SI (ESTVIDE (J2), OGGI (), J2)
    • Nella colonna E (emergenza) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
    • Nella colonna A (Priorità) = VLOOKUP (C2, Importanza, 2, FALSO) + VLOOKUP (D2, Sforzo, 2, FALSO) + VLOOKUP (E2, Emergenza, 2, FALSO)



  10. Cambia il formato della cella I2 su "Numero". Fare clic destro sulla cella, selezionare "Formato cella" e fare clic su "Numero". Inoltre, inserisci "0" nella casella "Numero di decimali". Clicca su "OK".



  11. Copia le formule nelle colonne "Priorità", "Emergenza" e "Giorni restanti" ed estendile alle caselle vuote rimanenti in ciascuna di queste colonne. Prima fai clic su "E2" e premi contemporaneamente i tasti "CTRL" e "C", quindi seleziona le celle da E3 a E10 e premi contemporaneamente i tasti "CTRL" e "V". Fai lo stesso per estendere la formula di I2 nelle caselle da I3 a I10. Infine, ripeti nuovamente questa procedura per estendere la formula A2 nelle celle da A3 a A10. Non prestare attenzione ai valori strani restituiti dalle celle su righe in cui non viene scritta alcuna attività.



  12. Ordina le linee in ordine di priorità. Seleziona le celle da A1 a K1 e ingrandisci questa selezione per comprendere tutte le righe contenenti un'attività. Quindi fare clic su "Dati"> "Filtro".



  13. Salva il foglio di calcolo, inclusa la data, per scoprire l'ultima data di apertura del file.



  14. Completa le attività eseguite. Al termine di un'attività, inserirla nella colonna "Data di fine". Ricorda questo trucco: quando premi "CTRL" + ";" (il tasto Control e il tasto;) contemporaneamente, la data corrente appare automaticamente nella cella selezionata.



  15. Guarda l'ordine delle tue priorità cambiare ogni giorno. Ecco le priorità per i prossimi giorni. Il 13 luglio, tutti i compiti da svolgere sono precedenti al cosiddetto periodo di "accelerazione". Il 20 luglio, le priorità principali (quelle con il numero più piccolo) sono quattro compiti e tra questi, falciare l'erba (che ha raggiunto la sua scadenza). Il 21 luglio, la priorità di falciare l'erba è ancora maggiore (siamo entrati nel periodo di "estensione") e il 23 luglio questa priorità è aumentata ancora di più, perché abbiamo superato il periodo di "estensione". Vediamo anche che l'attività "Paga le spese" è aumentata nelle date del 23 e 25 luglio.
consiglio
  • Leggi gli articoli elencati di seguito per saperne di più su come gestire il tuo tempo e le tue priorità.
  • È possibile scaricare una copia di questo foglio di calcolo al seguente indirizzo:
  • = IF (GIORNO.SETTIMANA (OGGI (), 2)> 5, OGGI () - (WEEKDAY (OGGI (), 2) -5) 7 +, OGGI () - (WEEKDAY (OGGI (), 2) -5))
  • Non esitate a ordinare la vostra lista di cose da fare ogni giorno, se necessario.
  • Dividi i tuoi compiti più grandi in molti altri più piccoli.
  • Copia le tue attività ricorrenti nella scheda "Modello" in modo da poterle trovare e copiarle facilmente.
  • Sei libero di modificare i punti assegnati a ciascun livello di priorità.
  • Non mescolare le attività relative alla tua famiglia e alla tua casa con quelle relative al tuo lavoro nella stessa cartella di lavoro di Excel.
  • Sei libero di aggiungere nuove colonne a questa tabella - chi ti ha assegnato l'attività, in quale categoria è iscritta l'attività e così via.
  • Utilizzare lo strumento Filtro automatico per selezionare le attività che hanno superato la scadenza (Urgenza = 1) o attività molto importanti (Importanza = "A").
  • Un modo per tenere sempre aggiornata un'attività ricorrente è inserirla nella colonna "Scadenza" (questo esempio è basato su venerdì, indicato qui dal "5")
  • Aggiungi un modulo condizionale (utilizzando la funzione "SI") nella colonna "Scadenza" per indicare automaticamente il termine della scadenza.

  • Ogni settimana o mese, contare il numero di attività eseguite durante il periodo scelto. Questo potrebbe essere l'unico feedback positivo che ricevi sul tuo lavoro.
  • Questa formula prende la data corrente (lunedì = 1, martedì = 2 ecc.) E verifica se siamo già passati o meno il venerdì della settimana corrente. In tal caso, la formula aggiunge 7 al venerdì corrente, al fine di restituire il risultato del venerdì successivo come risultato. Se il venerdì non è ancora superato, la formula restituisce semplicemente la data del venerdì di questa settimana.
  • In questo esempio, lunedì = 1, martedì = 2, mercoledì = 3, giovedì = 4, venerdì = 5, sabato = 6, domenica = 7.
  • Possiamo anche cambiare questa formula in modo che funzioni ad esempio per il martedì. Vediamo nella lista sopra che Martedì = 2, è quindi necessario cambiare la formula data soprattutto 5 di 2.
avvertenze
  • Salva questo foglio regolarmente.
  • I numeri assegnati a queste diverse priorità non sono sempre ordinati. Pertanto, riempire una priorità con un numero assegnato di "1" non aumenterà i numeri associati alle altre priorità. È possibile che ad alcune priorità sia associato un numero superiore a 100 e che tutti i possibili numeri non siano assegnati alle priorità. Ti consiglio di concentrarti sulle priorità con numeri compresi tra 1 e 12.
  • Non preoccuparti se scrivi molte attività in questo foglio di calcolo. Non è assolutamente imbarazzante che le attività rimangano in fondo all'elenco per diversi mesi. Inizieranno a salire nell'elenco quando si avvicina la scadenza.
  • Il modo in cui gestisci il tuo tempo è unico per te e questo foglio di calcolo potrebbe non essere adatto a te. Potresti anche pensare che dover aprire questo file ogni giorno richieda troppo lavoro o sia troppo invadente. Ecco perché questo foglio di calcolo potrebbe essere utile per te, ad esempio, che sembrerà completamente inutile per il tuo vicino o viceversa.
  • È possibile utilizzare un foglio di calcolo del software per fogli di calcolo online di Google invece di utilizzare Excel. Pertanto, il tuo file sarà disponibile ovunque da quando puoi accedere a Internet.