Contenuto
- stadi
- Parte 1 Scegliere un metodo di registrazione dei dati
- Parte 2 Realizza lo studio
- Parte 3 Analizzare i risultati e apportare modifiche
Lo studio del tempo e del movimento implica l'analisi delle prestazioni del lavoro osservando e programmando le attività. Può aiutarti a determinare l'efficacia della tua giornata, consentendoti di risparmiare energia e tempo per il bene di tutti! Puoi fare questo tipo di studio su te stesso o su qualcun altro. Ma prima, devi scegliere il metodo da utilizzare, dall'osservazione in tempo reale ai metodi di campionamento (il metodo snapshot), prima di passare all'osservazione e alla tempistica dell'attività. Una volta completato lo studio, è possibile utilizzare i risultati per impostare un modo più efficiente di lavorare.
stadi
Parte 1 Scegliere un metodo di registrazione dei dati
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Utilizzare il metodo di campionamento se si esaurisce il tempo. Questo metodo prevede l'osservazione dell'impiegato in determinati momenti anziché in modo costante. Gli intervalli possono essere casuali o regolari. Osservate il lavoratore per un periodo di tempo, quindi estrapolate sulla base dei campioni il tempo dedicato a ciascuna attività. Questo metodo è più efficace per le attività con pochi componenti o lavoratori che eseguono poche attività in generale.- Ad esempio, con un dipendente il cui compito principale è la fatturazione, il campionamento casuale può essere efficace perché ti consente di vedere cosa sta facendo la persona ogni volta che fai un bilancio. Una volta che hai tutti i dati, puoi identificare l'attività o il componente che richiede più tempo per la persona confrontando la frequenza e la durata dell'attività in ciascun campione casuale.
- Il vantaggio di questo approccio è la capacità di osservare più di una persona in un periodo di tempo definito attraverso la rotazione individuale.
- Se applichi questo metodo su te stesso, puoi programmare un allarme che si innescherà a determinati intervalli di tempo per consentirti di registrare il lavoro che stai facendo per un determinato periodo di tempo.
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Guarda l'attività in tempo reale per porre domande. Con questo metodo, ci si trova nella stessa stanza dell'impiegato quando eseguono l'attività. Osserva il lavoro che esegue e lo scompone mentre lo cronometra. Ogni componente dovrebbe essere un insieme comprensibile senza essere troppo dettagliato e difficile da seguire.- Non è necessario cronometrare una grande attività senza esaminare i componenti. È attraverso questi che è possibile identificare le carenze. In effetti, non è necessario interrompere l'impiegato nel suo lavoro: dovrai semplicemente suddividere l'attività ai fini della registrazione. Ad esempio, se il suo compito è di consultare le lettere, i componenti saranno: andare dove sono le mail, trovare le mail in questione, portarle in ufficio, aprire le buste, leggere il contenuto e lanciare o trattare ogni mail.
- Può essere utile avere un gruppo di persone responsabili dell'osservazione del lavoratore. Pertanto, una persona può farsi carico di fermare l'orologio, un'altra registrazione del tempo e una terza persona per prendere appunti.
- Puoi anche applicare questo metodo al tuo lavoro. In questo caso, dovrai valutare ciascun componente mentre lo esegui.
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Crea un video per un tocco più naturale. Invece di osservare le attività svolte in tempo reale, realizza un video. Quindi, puoi tornare più tardi per analizzare la durata di ogni lavoro. Non sarà una grande perdita per te, poiché puoi sempre riavvolgere la registrazione per rivedere una sequenza. -
Guarda il video per ottenere risultati più precisi. Se misuri le tue prestazioni, questo metodo sarà molto più semplice delle altre due. Installare una videocamera su un treppiede con l'angolazione ideale per registrare il lavoro. Lascia che la videocamera registri un lavoro che stai facendo, ad esempio quando scrivi un rapporto.- Valuta l'attività per un periodo di tempo. Ad esempio, è possibile condurre la valutazione per una settimana o un mese.
Parte 2 Realizza lo studio
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Crea un foglio di calcolo per salvare i dati. Avrai bisogno di uno strumento per registrare l'attività e un foglio di calcolo è l'ideale. A parte questo, dovrai registrare l'ora. Le attività vengono spesso eseguite in batch. In tal caso, pianificare un campo per registrare la durata di ciascun componente di ciascuna attività. Per questa parte, sarà necessario solo un set di caselle numerate. Sarà inoltre necessario aggiungere una colonna per le osservazioni.- Ad esempio, se il lavoro di un dipendente consiste nel controllare le e-mail e uno dei componenti deve leggerle, annotare il tempo necessario per leggere ciascuna nelle parti numerate accanto al componente.
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Dividi il carico di lavoro in piccole attività. Per fare uno studio del tempo e del movimento, devi determinare in parte il tempo assegnato per ogni lavoro. In generale, l'unico modo per migliorare le prestazioni di una squadra è esaminare le piccole azioni di ciascuna attività. Al termine del lavoro, indicare ogni componente seguito da una breve descrizione.- Il segreto è trovare i dettagli giusti. Ad esempio, il tempo necessario per premere un pulsante è un'informazione superflua. Tuttavia, non dovresti esagerare troppo, in quanto ciò potrebbe privarti dei dati necessari per rilevare il livello delle prestazioni.
- Supponi di controllare le tue e-mail. Questa attività dovrà essere suddivisa come segue: connettersi al computer e alla posta in arrivo, eliminare lo spam senza aprirlo, leggere le e-mail, scrivere le risposte alle e-mail e ordinare i file in cartelle.
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Salva ogni attività. Inizia con un cronometro. Prova a cronometrare ogni parte dell'attività, notando quanto tempo ci è voluto per completare ogni attività. È generalmente più facile arrestare e riavviare il cronometro utilizzando il tempo trascorso. Successivamente, è possibile calcolare il numero di secondi necessari per ciascuna attività.- Per una migliore precisione, raccogliere i dati per diversi giorni.
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Compiti temporali con video. Quando si utilizza un video, è necessario arrestarlo e riavviarlo per ciascun componente previsto. Questo ti darà il tempo di fare osservazioni e annotare la durata di ciascun componente.
Parte 3 Analizzare i risultati e apportare modifiche
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Calcola la durata media di ogni passaggio. Dopo aver raccolto tutti i dati, prova a calcolare la durata media di ogni passaggio. Per ottenere la media, sommare tutte le durate di un componente e dividere per il numero di durate in quel gruppo.- Ad esempio, se la lettura della posta è un componente, la durata può essere di 4 minuti, 1 minuto, 2 minuti, 3 minuti e 5 minuti. Somma questi numeri: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Dividi il risultato per il numero di durate raccolte. Nel caso della specie, è 5. Dividi 15 per 5 per avere in media 3 minuti per posta.
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Determina la durata media di un'attività. L'approccio più semplice per determinare la durata media di un'intera attività è la somma di tutte le medie dei componenti. Questo ti aiuterà a trovare la media di tutto il lavoro. -
Classifica i compiti per livello di importanza. Classificare le attività per livello di importanza per sapere quali sono le priorità. Non è necessario assegnare numeri: puoi semplicemente etichettarli come attività importante e non importante. Ad esempio, può essere importante rispondere alle e-mail, ma a meno che non si stia lavorando nel servizio clienti, è probabilmente un'attività meno importante della stesura di un rapporto. -
Ridurre le attività di minore importanza e che richiedono tempo. Dopo aver valutato tutte le attività, determinare quali richiedono abbastanza tempo, ma quali non sono di grande valore. È questo lavoro che ti aiuterà a trovare modi per ridurre le tue spese. È altrettanto importante guardare alle attività che richiedono tempo ma anche importanti nel tuo lavoro. Certamente non sarebbe male renderli più efficienti. -
Guarda per punti simultanei. Le attività simultanee tendono ad allungare la durata di ogni attività, poiché non è possibile concentrarsi su più lavori contemporaneamente. Quando si eseguono più attività, come la visualizzazione di e-mail e la scrittura di un report contemporaneamente, provare a fare diversamente. Imposta un orario per fare un lavoro alla volta. Mentre scrivi un rapporto, lasciali soli.- Se leggi le tue menti tutto il giorno, ti distacchi mentalmente da tutti gli altri compiti che svolgi. Spesso è meglio fare solo un lavoro alla volta. Ad esempio, puoi leggerli al mattino, a mezzogiorno e poco prima di lasciare il lavoro.
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Cerca le carenze per ridurle. Troverai spesso inefficienze nelle attività che cronometri e descrivi. Eliminando queste carenze, sarai in grado di lavorare meglio e sfruttare al massimo il tuo tempo.- Ad esempio, se devi compilare i documenti ogni giorno in un'altra stanza fuori dal tuo ufficio, trova il tempo per farlo subito. Il costante avanti e indietro ti farà perdere tempo che potresti dedicare ad altre attività.