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Come organizzare un matrimonio

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Autore: Judy Howell
Data Della Creazione: 6 Luglio 2021
Data Di Aggiornamento: 13 Maggio 2024
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Come organizzare un MATRIMONIO passo dopo passo
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Contenuto

In questo articolo: Incontrare la coppia Pianificazione della cerimonia Organizzazione del ricevimento Diretto il giorno del matrimonio5 Riferimenti

La conduzione di una cerimonia di matrimonio richiede molta organizzazione e creatività, in modo che questo giorno speciale per la coppia si svolga senza intoppi. Alcune coppie avranno idee specifiche su come vorranno avere luogo il loro matrimonio, altre no, e apprezzeranno il fatto che tu le dia suggerimenti. Un buon wedding planner (o wedding planner) sarà in grado di ascoltare le coppie che si sposano, prendere decisioni creative per la cerimonia e il ricevimento e aiutare gli innamorati a rendere memorabile il loro matrimonio.


stadi

Parte 1 Incontra la coppia



  1. Definisci il tuo ruolo con la coppia. Alcuni wedding planner pianificano l'intero matrimonio dall'inizio alla fine, mentre altri si accontentano di venire il giorno e garantire lo spettacolo. Lascia che la coppia si prenda le responsabilità che vuole e si occupi di tutto il resto.
    • È importante guidare la coppia e condividere le tue opinioni liberamente, ma capire che le decisioni finali saranno prese dagli sposi. Se pensi che non sarebbe molto pratico fare un mechoui ad un matrimonio invernale, puoi spiegare le difficoltà che questo rappresenta per te, ma dovrai accettare la decisione della coppia.



  2. Pianifica incontri frequenti con la coppia. Se stai pianificando un matrimonio dall'inizio alla fine, è importante imparare il più possibile sui futuri sposi. Dovrai trascorrere del tempo con loro per assicurarti che le tue decisioni e idee per la cerimonia e l'accoglienza siano giuste per loro.
    • Come minimo, li incontrerai in privato tre volte e rimarrai in contatto con loro durante tutto il processo. Incontrerai la coppia una prima volta per conoscerli, una seconda volta per informarli dell'anticipo del matrimonio e offrire loro opzioni e un'ultima volta poche settimane prima del ricevimento, per concordare il corso della giornata.
    • Inizia con un primo incontro informale, prendi un caffè o una cena e impara il più possibile sui futuri sposi. Chiedi loro come si sono incontrati, cosa sperano di accadere e altri dettagli personali. Questo ti aiuterà a prendere le tue decisioni.




  3. Dare suggerimenti. Un buon organizzatore di matrimoni dovrà conoscere i luoghi di accoglienza, le chiese, i servizi di catering e altri servizi necessari per l'organizzazione di un matrimonio. Se la coppia ti chiede se conosci un buon ristoratore vegetariano, dovresti essere in grado di suggerire rapidamente un elenco di almeno 5 opzioni. Questo farà parte delle tue attività.
    • Fare qualche ricerca sarà la parte più grande del tuo lavoro. È molto importante che tu diventi noto come wedding planner e contatti nei servizi di catering e altri servizi per matrimoni.
    • Quando incontri diversi fornitori, scatta molte foto e, se possibile, chiedi dei campioni, in modo che la coppia possa prendere una decisione informata. Lascia il tuo biglietto da visita a ciascun fornitore.



  4. Fai una prima bozza del programma. Una volta che hai idea di come organizzare il matrimonio, offri alla coppia diverse opzioni prima di prendere una decisione. Per cibo, decorazioni, luoghi di ricevimento, musica e altri oggetti, offre da 3 a 5 opzioni tra cui scegliere la coppia.
    • In alcuni casi, la coppia avrà opinioni forti. In altri casi, gli sposi ti permetteranno di fare la maggior parte del lavoro e prendere le decisioni per loro. Ogni situazione sarà unica.
    • Invia diversi "pacchetti" Ad esempio, combina un servizio di catering, una tavolozza di colori, composizioni floreali e un gruppo musicale che ritieni adatto alla coppia. Per semplificare il processo, prepara diversi pacchetti e offrili alla coppia.




  5. Organizza gli altri eventi richiesti dalla coppia. Il tuo lavoro sarà in parte definito dalla coppia di cui stai organizzando il matrimonio. Se devi pianificare e organizzare una serata di prove o un brunch il giorno dopo il matrimonio, la coppia dovrà informarti. Dovrai decidere con loro quali eventi saranno organizzati in aggiunta al matrimonio. I seguenti eventi si svolgono comunemente ai margini di un matrimonio:
    • le prove della cena e della cerimonia;
    • un cocktail prima o dopo le prove;
    • un servizio fotografico
    • un brunch il giorno dopo il matrimonio;
    • il tour della tenuta in cui si svolge il matrimonio.



  6. Resta in contatto con gli sposi. Con l'avvicinarsi del grande giorno, spose e sposi tendono spesso a innervosirsi e potresti essere sopraffatto dalle loro chiamate. Le future spose possono anche firmarti solo pochi giorni prima della cerimonia. Ogni coppia sarà diversa. In entrambi i casi, sarà sempre meglio rimanere in contatto con i coniugi e tenerli informati sullo stato di avanzamento dei preparativi.
    • Raggiungerai finalmente il punto di non ritorno e non potrai apportare modifiche al programma. A questo punto, assicurati che la coppia sia ben consapevole che è troppo tardi per cambiare idea sul cibo che verrà servito o su qualsiasi altro elemento della cerimonia o del ricevimento.

Parte 2 Pianificare la cerimonia



  1. Cerca luoghi adatti. Le cerimonie nuziali di solito si svolgono all'aperto, in un ambiente bucolico o al chiuso, in un luogo di culto scelto dagli sposi. Le coppie a volte hanno un'idea molto specifica di dove stanno cercando o un'idea molto generale, nel qual caso dovrai essere in grado di consigliarli di più.
    • Matrimoni al coperto devono adattarsi alla religione della coppia. Non organizzare un matrimonio cattolico in una sinagoga! In alcuni casi, la coppia potrebbe chiedere di sposarsi in un edificio non religioso, come un edificio storico, una sala del villaggio o una bella proprietà.
    • Matrimoni all'aperto può essere organizzato in luoghi molto diversi tra loro, sia su una spiaggia, in un bosco privato, in un frutteto, in un vigneto o in un parco naturale. Chiedi alla coppia di parlarti dei loro luoghi ideali e offri loro alcune opzioni nella tua zona. Idealmente, un edificio sarà sulla stessa proprietà ed è possibile organizzare l'accoglienza.



  2. Assumi un officiante. Le spose e gli sposi potrebbero già sapere chi vorrebbero vedere la cerimonia o forse no. A seconda della sede del matrimonio, potresti avere un facile accesso a un officiante per il matrimonio, ad esempio se il matrimonio avrà luogo in una chiesa. In altri casi, dovrai trovare tu stesso un ufficiale.
    • Generalmente, il funzionario sarà scelto dalla coppia. Se gli sposi ti lasciano prendere le decisioni da solo, chiedi loro di informarti delle loro credenze religiose e di contattare i leader religiosi locali o il sindaco (in Francia, un matrimonio civile deve precedere un matrimonio religioso). Quindi, dopo aver consultato la coppia, selezionare i potenziali officianti.



  3. Suggerisci diverse opzioni musicali. La maggior parte delle cerimonie nuziali include musica. La scelta di canzoni ed esibizioni sarà un buon modo per portare emozione e fantasia alla cerimonia. Per i futuri sposi che non sono mai stati sposati prima, può essere difficile sapere da dove cominciare. È quindi importante avere un elenco di canzoni ed esibizioni tra cui la coppia può scegliere.
    • Quartetti d'archi e strumentisti solisti sono probabilmente le opzioni in diretta il più comune ai matrimoni e molti artisti sono abituati a esibirsi alle cerimonie nuziali. Se il budget è ridotto, una registrazione musicale può fare bene il lavoro.
    • Generalmente, durante il servizio, durante la processione verrà riprodotta una musica di preludio. Un altro pezzo verrà suonato durante l'arrivo della sposa, molto spesso Camminata nuziale di Wagner. Le versioni strumentali delle seguenti canzoni sono spesso suonate ai matrimoni:
      • Somewhere Over the Rainbow, di Arlen e Harburg;
      • Arrivo della regina di Saba, di Handel;
      • Passeggiata nuziale, di Mendelssohn;
      • Canon in re, di Pachelbel.



  4. Offri fioristi e composizioni floreali. Per la maggior parte dei matrimoni, le composizioni floreali realizzate con fiori di stagione sono preparate da un fioraio. Ti consigliamo quindi di familiarizzare con i fioristi della regione e di conoscere le loro offerte di nozze e i loro prezzi. Sarai in grado di proporre diverse opzioni alla coppia.
    • Discutere con la coppia le tavolozze dei colori che possono essere considerate per la cerimonia. I futuri sposi possono quindi decidere quali colori vogliono vedere usati nei bouquet.



  5. Invia diversi fotografi I fotografi di matrimoni non sono difficili da trovare. Tuttavia, dovrai informarti sulle diverse opzioni ed essere in grado di indicare alle coppie le tariffe dei servizi dei diversi professionisti. Le capacità, la fama e la professionalità del fotografo saranno criteri importanti.
    • Per scoprire quale fotografo ti darà la massima soddisfazione, parla al telefono con i rappresentanti dello studio. Quindi consiglia agli sposi i professionisti che hanno fatto la migliore impressione.



  6. Visita il luogo del matrimonio prima del grande giorno. È importante che il wedding planner conosca il luogo (oi luoghi) in cui avrà luogo il giorno del matrimonio. Dovrai assicurarti che i ristoratori sappiano dove andare e quando andare, a che ora si aprirà il posto e per quante cene dovranno preparare.



  7. Organizza la ripetizione. Durante le prove, la processione riprenderà rapidamente il corso della cerimonia, concentrandosi in particolare sulla processione. Questa ripetizione spesso permette alla coppia di presentarsi più serenamente al loro matrimonio. Sarà anche un'opportunità per te per impostare i tempi di ogni passaggio e assicurarti che la cerimonia si svolga senza intoppi. Spetterà a te organizzare i dettagli con il funzionario, coordinare la musica e altri aspetti della cerimonia.
    • Ripeti i tempi quando invierai i membri della processione lungo la corsia e assicurati che tutti sappiano dove stare.
    • Dai a ogni persona il tuo numero di cellulare, in modo che tutti possano unirsi a te il giorno della cerimonia se c'è un problema dell'ultimo minuto. Sii disponibile.

Parte 3 Organizza la ricezione



  1. Visita diversi luoghi da proporre alla coppia. Il ricevimento di un matrimonio di solito si svolge in un luogo adiacente a quello della cerimonia, a volte nello stesso edificio. Tuttavia, a volte il ricevimento è organizzato in una residenza o in un'altra stanza più grande, a seconda del numero di ospiti. Generalmente, l'accoglienza si svolge all'interno, in una grande sala e comprende una cena e una danza. Dovrai trovare un posto che possa ospitare l'evento nel suo insieme. Vedi le seguenti opzioni disponibili nella tua città o regione:
    • le sale di ricevimento;
    • le sale del villaggio;
    • sale della chiesa;
    • proprietà storiche in affitto;
    • i vigneti.



  2. Suggerisci diversi ristoratori e piatti diversi. La maggior parte dei ricevimenti consiste in un pasto, un discorso informale, un dessert e una danza. Una volta che gli ospiti iniziano a ballare, il tuo lavoro sarà quasi finito. La cena è l'ultimo grande passo che dovrai fare per assicurarti un buon funzionamento. Discuti con lo sposo il pasto che stanno sognando per il loro matrimonio e offri loro diversi modi per servire o presentare il cibo.
    • Chiedi informazioni sui ristoratori della zona e offri pasti diversi a tariffe diverse per la coppia. Offri opzioni esclusive e più convenienti. Alcune coppie saranno soddisfatte con un semplice piatto di pollo, mentre altre cercheranno un pasto più elaborato.
    • In molti ricevimenti di nozze, il cibo è a buffet e gli ospiti possono servirsi da soli. Alcune coppie preferiscono optare per una cena più formale, con server. La reception ti chiederà quindi maggiore preparazione.
    • Dovrai anche conoscere i pasticcini locali e vedere quali possono preparare una torta nuziale. Con la coppia, decidi le dimensioni della torta, i suoi sapori e il suo design.



  3. Se necessario, prenotare tendoni, tavoli e sedie. Se la reception è all'esterno, è possibile proporre l'installazione di capitelli. Queste tende possono essere installate con 24 ore di anticipo sulla proprietà che ospita il ricevimento di nozze. Spetterà a te prendere abbastanza tende e posti per gli ospiti.



  4. Suggerisci diverse scelte musicali. Ai ricevimenti di nozze, un gruppo o un DJ è generalmente responsabile di far ballare gli ospiti. Non tutte le coppie avranno una chiara idea di ciò che vogliono per questo aspetto della festa e dovrai scoprire i DJ del matrimonio nella tua zona. Offri alle coppie DJ un repertorio di buon gusto e intratterrà gli ospiti di varie età.



  5. Prendi le disposizioni necessarie. Una volta ottenuto il via libera dalla coppia, inizia a prenotare i diversi vantaggi. Chiama il catering, il fiorista e altri fornitori e assicurati che tutto sia in ordine per il giorno del matrimonio.
    • Conserva le note per ogni matrimonio che organizzi in un raccoglitore diverso, in modo da non mescolare i pennelli. Non vorresti che un fiorista di matrimoni consegnasse fiori in un'altra sede del matrimonio!

Parte 4 Dirigere il giorno del matrimonio



  1. Incontra gli sposi qualche settimana prima del matrimonio. Dovrai sapere quanti ospiti saranno dalla parte della sposa e dalla parte dello sposo. Crea un elenco di invitati o richiedilo. Discutere il piano del tavolo con i futuri sposi e, se necessario, proporre diverse opzioni per installare ospiti aggiuntivi.
    • Se non organizzi tu stesso il matrimonio, ma corri la giornata, dovrai sapere il più possibile su ciò che è pianificato, nonché i desideri degli sposi per il loro grande giorno.



  2. Stabilisci il giorno del matrimonio. Una volta stabilito il programma, discuti i progressi della giornata con gli sposi. Se necessario, apportare le modifiche necessarie il giorno delle prove. Quando verrà organizzata la processione? A che ora inizierà il matrimonio? Quanto durerà approssimativamente? Il giorno del matrimonio, dovrai avere il controllo di questi diversi punti.
    • Imposta l'orario in cui arriverà il corteo nuziale e fissa il programma per il servizio fotografico.
    • Per rendere le cose il più possibile prive di stress, evitare che il catering, il fiorista, il fotografo e gli ospiti arrivino contemporaneamente. Spazio l'arrivo dei fornitori, in modo da avere il tempo di organizzare con ciascuno di essi.



  3. Distribuire programmi agli ospiti. Spetterà a te assicurarti che tutti gli ospiti (non solo gli sposi) sappiano dove dovrebbero essere e quando dovrebbero essere lì. Sarai a capo delle operazioni ed è a te che gli ospiti e i fornitori si rivolgeranno se hanno domande. Sii proattivo durante le prove e il giorno del matrimonio.



  4. Sii il primo e l'ultimo sulla scena. Il tuo compito è di supervisionare completamente il giorno del matrimonio, l'arrivo dei fornitori e del gruppo, l'installazione di tavoli e sedie, i bouquet e la processione nuziale.
    • Delegare le attività secondo necessità. Non sarai in grado di fare tutto da solo e probabilmente avrai bisogno di aiuto per coordinare tutti.
    • Uno dei punti critici dell'organizzazione di un matrimonio che tende ad essere dimenticato è l'organizzazione del parcheggio. Se il matrimonio si svolge in due luoghi diversi, dovrai assicurarti che ci siano abbastanza parcheggi su entrambi i lati e che tutti sappiano dove parcheggiare o meno.



  5. Organizza il servizio di catering. Spetterà a te contattare il catering e gli altri fornitori circa una settimana prima del matrimonio e aiutarli se ne hanno bisogno il giorno del matrimonio. Sii disponibile a gestire i problemi del team quando si presentano.



  6. Fai accadere le cose. Eventi diversi avranno luogo durante il ricevimento di nozze ed è talvolta difficile tenere tutto insieme nella stessa serata. Dovrai essere cortese, ma deciso mentre incoraggi gli ospiti a proseguire seguendo il programma, in modo da poter essere sicuro di rilasciare all'ora concordata.
    • Cerca di concederti 30 minuti di libertà, quindi non devi urlare in tutti i modi. Sarà una festa e la gente vorrà chattare e divertirsi con la coppia.
    • Se una fase della serata non rispetta la scadenza, spetterà alla coppia decidere se desiderano mantenerla o annullarla.