Contenuto
- stadi
- Parte 1 Organizza l'aggiudicazione del servizio
- Parte 2 Gestione del periodo di transizione
- Parte 3 Pensare in termini di sviluppo a lungo termine
Quando lasci una posizione, è probabile che il tuo supervisore o manager cercherà il tuo aiuto per facilitare il contratto del tuo successore. Se sei intraprendente e organizzato, sarai in grado di garantire una transizione senza intoppi per la tua attività e partire lasciando un'eccellente reputazione professionale.
stadi
Parte 1 Organizza l'aggiudicazione del servizio
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Discutere sullo stato di avanzamento della consegna con il proprio supervisore. Per iniziare, dovresti avere una discussione approfondita con il tuo supervisore per determinare esattamente come verrà eseguito il servizio. A seconda del lavoro svolto e del modo in cui al tuo manager piace lavorare, potresti dover contribuire molto alla transizione. Ciò può includere il fatto che chi ti sostituisce ti osserva che lavori per alcuni giorni o anche di più.- Nella maggior parte dei casi, dovrai almeno preparare un documento di trasferimento ufficiale.
- Discutilo con il tuo manager e determina in che misura devi contribuire e su cosa dovrai concentrarti quando fornirai il servizio.
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Fai una presentazione preliminare del tuo documento di trasferimento. Una volta che hai un'idea chiara delle aspettative del tuo supervisore, puoi iniziare a scrivere il documento di trasferimento. Questo ti aiuterà a organizzarti, classificando al contempo tutte le varie attività e informazioni che dovrai comunicare durante questo periodo di transizione. Il documento dovrebbe includere i seguenti elementi:- informazioni dettagliate sulle attività, priorità e attività quotidiane,
- una panoramica dei punti essenziali relativi a questa funzione,
- una chiara dichiarazione di ciò che ci si aspetta dal tuo successore,
- un elenco di tutti i documenti importanti che devono essere inviati. Questo può essere un piano di lavoro o un determinato contratto.
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Imposta tutti gli ultimi dettagli. Se sai che presto lascerai il tuo post, può aiutarti a fare uno sforzo in più per assicurarti di non lasciare nulla di incompiuto. Provi una vera soddisfazione se riesci a raggiungere questo obiettivo e sarai anche in grado di aiutare chi ti sta sostituendo su una buona base. In questo modo potrai anche andare in buoni rapporti con i tuoi capi e mantenere una buona reputazione.- Questo potrebbe non essere sempre possibile, ma se hai una cartella che sta per essere completata, fai lo sforzo supplementare necessario per finalizzarla.
- Inoltre, una nuova persona che viene a patti con un accordo quando sta per essere concluso può avere difficoltà a finalizzarlo, poiché non è a conoscenza di tutte le complessità del file.
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Parla con i tuoi colleghi. Prima che il successore entri in carica, trova il tempo di discutere con i tuoi colleghi sulla consegna e chiedi loro se pensano che ci sia qualcosa su cui dovresti concentrarti. Se un problema è in sospeso e non ne sei consapevole, è l'occasione da sogno di prenderne atto.- È improbabile che nuovi problemi abbiano un impatto sui tuoi ultimi giorni, ma se almeno li conosci, sarai in grado di segnalarli a chiunque prenda il tuo posto.
- Ti dà anche l'opportunità di assicurarti che tutti i tuoi dipendenti sappiano che stai per partire e quando te ne vai. Informarli del periodo di transizione in modo che ne tengano conto.
- Vi sono buone probabilità che la produttività diminuisca durante un periodo di transizione, motivo per cui è una buona idea informare i dipendenti in anticipo.
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Scrivi un documento di trasferimento ufficiale. L'ultimo passo nella preparazione della transizione è il completamento della stesura del documento ufficiale di trasferimento. Puoi usare la bozza che hai creato, ma assicurati di espanderla e includere tutte le informazioni cruciali. Dovrai rivedere il documento con il tuo supervisore e tutti gli altri membri del team. Prova a farlo e invia il documento al tuo successore qualche giorno prima della data in cui dovrebbe entrare in carica. Il contenuto di questo tipo di documento varierà a seconda del tipo di lavoro svolto, ma potrebbe includere quanto segue:- un elenco e un calendario delle azioni da svolgere,
- un briefing sulle questioni attuali,
- un calendario delle scadenze e dei prossimi eventi,
- informazioni di accesso e password,
- un elenco di contatti utili,
- una guida su come gestire cartelle e file sul computer.
Parte 2 Gestione del periodo di transizione
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Assegna più tempo possibile alla transizione. Potresti essere ancora presente quando il tuo successore entrerà in carica e ti potrebbe essere chiesto di completare un servizio più completo. La durata di questa transizione varia, ma in alcuni casi avrai qualche giorno o più per aiutare il nuovo a lasciare il segno. In generale, più tempo trascorri nel periodo di transizione, più informazioni puoi trasmettere.- Ci saranno inevitabilmente dettagli che dimenticherai e avere qualcuno che ti segue è un buon modo per affrontare le varie attività quotidiane che svolgi.
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Passa personalmente i documenti importanti. Durante il periodo di transizione, è buona prassi garantire che tutti i dati critici e i documenti importanti vengano trasmessi personalmente. Ciò contribuirà a garantire che i compiti più importanti siano svolti negli standard e che le priorità siano chiaramente definite. Passare i documenti di persona ti permetterà anche di discutere a fondo le questioni più complesse prima di partire.- Questa opportunità che dovrai trasmettere le informazioni chiave consentendo al successore di farti domande direttamente è essenziale per una transizione senza problemi.
- Questo ti darà anche la possibilità di fornire un cono e portare varie sfumature in una discussione che altrimenti potrebbero essere state ignorate.
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Fai lo sforzo di portare il tuo aiuto. Se ti trovi in contatto con il tuo successore al lavoro, dovresti sempre essere intraprendente e premuroso. Fare uno sforzo per identificare e aiutare a risolvere eventuali problemi che possono sorgere. La persona che ti sostituisce potrebbe essere intimidita e un po 'timida nei primi giorni e potrebbe avere paura di disturbarti con le sue domande.- Assicurati di chiarire che sei lì per aiutarti e che le domande sono benvenute.
- In tal modo, contribuirai a mettere in atto una situazione in cui la responsabilità del trasferimento del servizio sarà condivisa tra il tuo successore e te.
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Organizza un incontro per chiudere la consegna. L'ultima cosa da fare prima di andare e finalizzare il servizio è organizzare un incontro finale con chi ti sostituisce. Chiedigli di presentare eventuali domande in sospeso che potrebbe avere e le note che ha preso. Questo incontro è un'ottima opportunità per il nuovo di assicurarsi che capisca le sue responsabilità e il suo ruolo.- Tutte le incertezze possono essere chiarite in questa riunione.
- A seconda del tipo di luogo in cui si lavora, può essere prudente evitare che il proprio supervisore o responsabile partecipi alla riunione.
- Per lo meno, dovresti informare il tuo manager di dove e quando si terrà la riunione e chiedere se c'è qualcos'altro che desideri aggiungere.
Parte 3 Pensare in termini di sviluppo a lungo termine
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Evidenzia qualsiasi documento giustificativo o formazione. Prova a vedere il trasferimento del servizio come un'opportunità che ti è stata data per aiutarti a dare davvero al tuo successore tutte le possibilità di successo. Non solo trasmetti il lavoro e i compiti, cerchi anche di aiutare la persona che ti sostituisce a svilupparsi professionalmente, oltre a contribuire alla solidità della tua vecchia attività a lungo termine.- Puoi farlo inviando tutte le opportunità di formazione di cui sei a conoscenza.
- Potresti aver seguito, quando hai iniziato a fare questo lavoro, corsi di formazione che ti hanno aiutato a lasciare il segno e ad adattarti.
- Non dimenticare di presentare questo al tuo successore e incoraggiarlo a esplorare diverse possibilità.
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Non trascurare la cultura del lavoro. Se hai l'opportunità di trascorrere del tempo con chi prenderà la tua torcia, è importante non concentrarti solo sugli aspetti tecnici del tuo lavoro. Ogni azienda è unica e ha un ambiente e una cultura del lavoro unici che possono intimidire o confondere un nuovo arrivato. Assicurati di dedicare del tempo a spiegare come funzionano le cose nella tua azienda.- Fai uno sforzo per mostrarlo in ufficio e presentarlo a tutti i dipendenti.
- Assicurati di definire chiaramente il ruolo del nuovo arrivato e di chiarire i doveri degli ex dipendenti.
- Se il lavoro svolto dalla nuova persona è leggermente diverso dal tuo o le sue priorità e responsabilità sono diverse, assicurati che gli altri dipendenti lo sappiano.
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Fornisci i tuoi dati. Se vuoi davvero fare di più, fornisci i tuoi dati di contatto al nuovo dipendente. Potresti dirgli che ha la possibilità di contattarti in caso di problemi importanti o se ha bisogno di essere guidato. Non tutti saranno felici di farlo, e questo dipenderà sicuramente dalla tua relazione con il tuo ex capo.- Un problema può spesso essere risolto con una semplice e-mail.
- Il fatto che tu proponga di aiutare bene dopo la partenza lascerà una buona impressione e contribuirà a migliorare la tua reputazione.