Come condurre riunioni efficaci

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La conduzione di un incontro di lavoro efficace può aiutare la tua azienda a produrre risultati e raggiungere obiettivi importanti. Per assicurarti di avere una riunione efficace, ecco alcuni suggerimenti su come condurre riunioni efficaci.

stadi

1. 
   

   
   Definire i punti chiave della riunione con un ordine del giorno.
   • Una parte importante della gestione di una riunione d'affari è la pianificazione di riunioni. Assicurati che i tuoi punti chiave siano scritti, a mano o su un computer. Puoi anche dare una copia della tua agenda ai partecipanti in modo che sappiano cosa aspettarsi e possano prepararsi alla riunione.

     
     

     
     
   • Nella tua agenda, dovresti indicare il tuo obiettivo per la riunione. Questo dovrebbe essere il risultato principale a cui stai mirando, ad esempio avere una nuova idea o discutere un grosso problema. Cerca di limitare la quantità di punti nell'agenda. Dovresti affrontare i punti più importanti durante la riunione.

2. 
   

   
   
   
   Segui l'ordine del giorno quando conduci una riunione.
   • Assicurati di seguire il programma della riunione. Se la riunione inizia ad allontanarsi dall'argomento, riorientare la riunione sull'argomento in discussione.

3. 
   

   
   Inizia subito la riunione.
   • Una volta arrivato l'orario della riunione, inizia la riunione. Questo ti aiuterà a determinare il tuo ruolo di chef e ad usare il tempo che hai.

4. 
   

   
   Imposta un limite di tempo per la riunione.
   • Le riunioni non dovrebbero durare troppo a lungo: un massimo di 30 minuti è una buona media. Mantenere la riunione breve assicurerà che tu sia più efficiente e utilizzi il tempo con saggezza, e i tuoi partecipanti saranno più concentrati se sanno che la riunione è breve. Quando il tempo è scaduto, finalizza la riunione. Sarai comunque in grado di discutere altri punti nella prossima riunione.

5. 
   

   
   
   
   Incoraggia i partecipanti a fare commenti e suggerimenti.
   • Poni domande e lascia che i partecipanti alla riunione rispondano volontariamente. Non forzare la partecipazione, ma gentilmente incoraggiarli a dare un contributo. Se qualcuno fa un commento, guida gli altri dicendo qualcosa del tipo "Bene. Qualcun altro ha qualcosa da aggiungere? O "Sentiamo un altro suggerimento".
   • Non chiamare quelli che parlano raramente, poiché ciò potrebbe metterli a disagio. Incoraggiateli indirettamente dicendo: "Apprezzo l'opinione di tutti qui. Qualcuno ha qualcosa da aggiungere? E dai un'occhiata alla persona con cui vuoi parlare. Potrebbe sentirsi incoraggiato a condividere i suoi pensieri, e se non lo è, non è stato disturbato dal fatto di essere chiamato.

6. 
   

   
   Riassumi i punti chiave a conclusione dell'incontro.
   • Ripassa rapidamente ciò che è stato discusso in modo che i partecipanti se ne vadano in mente. Distribuire i compiti o dare istruzioni prima di concludere e finire in tempo. Non dimenticare di ringraziare tutti per la loro presenza e partecipazione.